Группа компаний «Ukrlandfarming» — самый крупный в Украине аграрный холдинг. Он управляет самым большим в стране и восьмым в мире банком плодородной черноземной земли площадью 653 тыс. гектаров.

В связи со сложной и многоуровневой структурой  в Холдинге возникла необходимость автоматизации процессов предприятия. В частности, бизнес-процессов и документооборота.

Холдингом был объявлен тендер, в котором принимали участие различные ЕСМ и СЭД системы. В результате тщательного отбора победителем стала компания «ЛАН СЕРВИС», сертифицированный партнёр «DIRECTUM» в Украине.

В январе 2014 года в группе компаний «Ukrlandfarming» стартовал проект «Внедрения системы электронного документооборота на базе СЭД «DIRECTUM». Он позволит  решить запросы в оперативной и эффективной обработке входящей корреспонденции, ускорить ее обработку, обеспечит конфиденциальность, а также исключит утерю информации и передачу её третьим лицам. Кроме того, поможет сократить рабочее время на поиски документов и повысить исполнительскую дисциплину.

«С одной стороны в этом проекте сложная организационная структура с многоуровневыми подчинениями и территориальными распределениями в разных регионах страны, — отмечает  Татьяна Грищенко, ведущий аналитик проекта. — С другой – «ЛАН СЕРВИСУ» необходимо найти нетривиальные решения для сложных и рутинных задач. Проект смоделирован таким образом, что в системе будут работать все структурные подразделения Холдинга. Таким образом, автоматизируются сквозные процессы внутри группы компаний с учетом всех уровней управления».

Проект включает в себя внедрение 3-х модулей: «Управление служебными записками», «Управление канцелярией» и «Управление договорами». Сейчас готовится к запуску в эксплуатацию первые два модуля. Для них были подготовлены этапы: анализ, оптимизация, проектирование, настройка и тестирование системы.

Особое внимание в проекте было уделено обучению сотрудников Холдинга. Оно было проведено на базе «Центра сертифицированного обучения LANS» по курсам: «Базовые возможности системы» и  «Администрирование системы «DIRECTUM».

«Наш Заказчик получил удобную, быструю и эффективную платформу взаимодействия всех своих сотрудников и удаленных подразделений, -рассказывает Елена Олишевская, директор компании «ЛАН СЕРВИС».- Теперь руководство «Ukrlandfarming» владеет инструментом, который обеспечивает прозрачность процессов, контролирует продуктивность и повышает исполнительную дисциплину в Холдинге. Решение этих задач обеспечивает высокие стандарты менеджмента качества компаний европейского и мирового уровня».

Сегодня мы можем с уверенностью сказать, что старт проекта прошёл успешно. После его завершения Заказчик получит максимальный эффект от перехода на электронный документооборот при минимальных затратах на IT-инфраструктуру. При этом система «DIRECUM» органично впишется в существующий документооборот Холдинга, не ломая его правил, а дополняя и упрощая прохождения сложных процессов компании.

На следующем этапе в «Ukrlandfarming» будут проведены работы по анализу, оптимизации, проектированию и настройке процессов управления договорами и договорными документами.